Política de privacidad

Quién es responsable

Verticalis es un producto de Synalvia Technologies, S.A., empresa establecida en Panamá (en adelante, «Synalvia» o «nosotros»). Esta política explica cómo tratamos los datos personales conforme a la Ley 81 de 2019 sobre protección de datos personales y su reglamentación.

Para cualquier consulta sobre esta política o sobre tus datos, escríbenos a [email protected] o desde la página de contacto de Synalvia Technologies.

A qué se aplica

Se aplica al sitio público de Verticalis (la portada, las guías de recursos y estas páginas) y a la aplicación web que usan las administradoras, las juntas directivas, el personal de portería y los residentes de cada propiedad horizontal.

Dos papeles distintos: Synalvia y tu PH

Cuando una administradora o una junta directiva usa Verticalis para gestionar su propiedad horizontal, es ella quien decide qué datos de su comunidad registra y para qué: unidades, propietarios, residentes, pagos o visitas. Para esos datos, la administración del PH actúa como responsable y Synalvia los trata por su cuenta, solo para prestar el servicio.

Synalvia es responsable directa de los datos de las cuentas de usuario, del sitio público y de la seguridad de la plataforma. Si tienes una pregunta sobre los datos de tu unidad, empieza por la administración de tu PH; también puedes escribirnos.

Qué datos tratamos

• Datos de tu cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña (la gestiona Firebase Authentication, de Google; nosotros no podemos verla), rol y la organización o propiedad a la que perteneces.
• Datos que registra la administración de tu PH: número y torre de la unidad, coeficiente de participación, nombre y correo de la persona responsable, cuotas y saldos, pagos reportados (monto, método, referencia, fecha y comprobante adjunto), reservas, reportes de mantenimiento y sus comentarios, comunicados y confirmaciones de lectura, documentos, asistencia y votos en asambleas, y certificados de paz y salvo.
• Seguridad y visitas: nombre de la visita, tipo de ingreso, fecha o vigencia del pase, código de acceso, placa del vehículo y, cuando portería registra un ingreso sin pase, el número de documento de identidad; hora de entrada y de salida; descripción de los paquetes y nombre de quien los retira; alertas que un residente envía con el botón de ayuda (tipo, unidad, nombre, nota y cómo se atendió) y la bitácora del turno de portería.
• Datos de la suscripción de la organización: plan contratado, importes, fechas y estado de cada cobro, y la marca y los últimos cuatro dígitos de la tarjeta con que se pagó.
• Registro de actividad: la aplicación guarda quién hizo cada operación importante (por ejemplo, quién aprobó un pago) para dar trazabilidad a la comunidad.
• Datos técnicos: la infraestructura que usamos registra datos de las solicitudes, como la fecha, la hora y la dirección IP, para seguridad y diagnóstico.
• Datos de navegación del sitio público, solo si los aceptas en el aviso de cookies: páginas públicas que visitas, de qué anuncio o campaña llegas, si pulsas los botones para registrarte, ver la demo o contactarnos y si completas el registro, junto con datos técnicos de tu navegador y dispositivo. Nunca tu nombre, tu correo ni datos de tu PH.

El sitio público no tiene formularios de contacto. Solo si lo aceptas, usa Google Analytics 4 y el píxel de Meta en sus páginas públicas, nunca dentro de la aplicación. El detalle y lo que se guarda en tu navegador están en la política de cookies.

Para qué los usamos

• Prestar el servicio: crear y proteger tu cuenta, darte acceso a tu propiedad según tu rol y registrar las operaciones de tu comunidad.
• Seguridad: prevenir accesos no autorizados, investigar incidentes y mantener el registro de auditoría.
• Mensajes del servicio por correo: restablecer tu contraseña, invitaciones a tu unidad, aviso de pago aprobado o rechazado, comunicados de tu comunidad, recordatorios de cobro que active la administración de tu PH, alertas de seguridad para la administración y confirmaciones del pago de la suscripción. No enviamos correos publicitarios.
• Medir y mejorar el sitio público y nuestras campañas, solo con tu consentimiento: saber cuántas personas lo visitan, qué páginas leen y cuántas crean una cuenta; medir qué anuncios de Facebook e Instagram traen visitas y registros, y mostrarte anuncios de Verticalis.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Tratamos los datos porque son necesarios para prestar el servicio que tú o tu organización solicitaron, para cumplir obligaciones legales o, cuando la ley lo exige, con tu consentimiento.

Lo que no hacemos

• No vendemos ni alquilamos datos personales.
• No mostramos publicidad dentro de Verticalis ni usamos analítica o publicidad en la aplicación. En el sitio público solo usamos Google Analytics 4 y el píxel de Meta si lo aceptas, y no les enviamos tu nombre, tu correo ni datos de tu PH.
• No movemos el dinero de las cuotas del PH: Verticalis registra los pagos que reportan los residentes y la administración o la junta los verifica.
• No guardamos los datos completos de ninguna tarjeta. Cuando una organización paga su suscripción, lo hace en la página segura de la pasarela; solo conservamos la marca y los últimos cuatro dígitos para que reconozca con qué tarjeta pagó.
• Hoy Verticalis no envía tus datos a servicios de inteligencia artificial. Si eso cambia, actualizaremos esta política antes de activarlos.

Con quién se comparten

• Dentro de tu PH, cada persona ve lo que corresponde a su rol: la administración ve la información de su propiedad; la junta directiva ve las finanzas del PH y los comprobantes de pago que debe verificar; un residente ve la de su unidad y lo que su comunidad comparte; y portería ve las visitas, los paquetes, la bitácora y las alertas.
• Verificación pública de paz y salvo: quien tenga el código QR o el enlace de un certificado puede ver el folio, el nombre de la propiedad, la unidad, la fecha de vigencia y si está vigente, vencido o revocado. No se muestran montos ni datos del propietario.
• Proveedores de infraestructura: usamos servicios de Google (Firebase Authentication, Cloud Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions y Firebase App Hosting) para alojar y operar la plataforma. Google trata esos datos por cuenta nuestra.
• Envío de correo: Resend entrega los correos del servicio; recibe la dirección de destino y el contenido del mensaje. Verticalis borra el contenido de cada correo de su bandeja de salida una vez enviado.
• Pago de la suscripción: el cobro con tarjeta lo procesa la pasarela Tilopay a través de la plataforma de cobros de Synalvia. La pasarela recibe los datos de la tarjeta directamente de quien paga; nosotros recibimos el resultado del cobro.
• Google LLC (Google Analytics 4), si aceptas la analítica: recibe los datos de navegación del sitio público para elaborar estadísticas. Lo usamos sin señales de Google ni personalización de anuncios.
• Meta Platforms, Inc. (píxel de Meta), si aceptas la publicidad: recibe los datos de navegación del sitio público y si completas el registro o nos contactas, para medir nuestros anuncios y mostrarte anuncios de Verticalis. Meta puede relacionarlos con tu cuenta de Facebook o Instagram según su propia política de privacidad.
• Autoridades, cuando una ley o una orden de autoridad competente lo exija.

Dónde se guardan

Los datos se alojan en centros de datos de Google en Estados Unidos: la base de datos y las funciones del servidor están en la región us-east1 y el sitio web se sirve desde us-east4. Los archivos adjuntos se guardan en Cloud Storage dentro del mismo proyecto. Los correos se envían con Resend, también desde Estados Unidos. Esto supone una transferencia internacional de datos, que hacemos con proveedores que aplican medidas de seguridad reconocidas. Si aceptas la analítica o la publicidad, Google y Meta tratan esos datos de navegación en sus propios servidores, entre ellos los de Estados Unidos: también es una transferencia internacional.

Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos mientras tu cuenta o la organización que administra tu PH estén activas. Los registros financieros de una comunidad (cuotas, pagos y su auditoría) no se borran: se anulan con un motivo, para que las cuentas del PH se puedan reconstruir.

Cuando termina la relación, los conservamos solo el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales o atender reclamaciones. Si quieres que eliminemos tus datos antes, escríbenos: te diremos qué podemos borrar y qué debemos conservar.

Cómo los protegemos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: conexiones cifradas (HTTPS), permisos por rol verificados en el servidor, reglas que impiden que el navegador lea o escriba la base de datos directamente, invitaciones con un código aleatorio del que solo guardamos una huella (hash) y que vence a los 7 días, y registro de auditoría de las operaciones sensibles. Ningún sistema es infalible: si detectamos un incidente que afecte tus datos, te lo comunicaremos según lo exija la ley.

Tus derechos

La Ley 81 de 2019 te reconoce los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad de tus datos personales. Para ejercerlos, escríbenos a [email protected] o desde la página de contacto de Synalvia Technologies con tu nombre, el correo de tu cuenta y lo que necesitas. Si se trata de datos que registró la administración de tu PH, también puedes dirigirte a ella.

Puedes retirar tu consentimiento para la analítica o la publicidad cuando quieras desde «Preferencias de cookies», en el pie de página; no afecta lo que se midió antes. Más detalle en la política de cookies.

Si consideras que no atendimos bien tu solicitud, puedes acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).

Cambios en esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos aquí la nueva versión con su fecha de actualización.